第一章 总则 第一条为了规范审计档案管理,保证审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》、《内部审计具体准则》和《北京语言大学档案管理办法》,结合学校审计工作实际,制定本办法。 第二条 本办法所称审计档案,是指审计处和审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。主要由包括审计业务档案(以下简称业务档案)和审计管理档案(以下简称管理档案)。 第三条本办法所称审计档案工作,是指审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、归档等活动。 第二章 一般原则 第四条 审计人员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。 第五条 审计文件材料归档工作实行审计组长负责制,审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料,在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理,做到审结卷成、定期归档。 第六条 审计人员立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。 第七条 审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。 第八条 审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。 第三章 业务档案 第九条 审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。 第十条 审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。 第十一条 审计档案内的文件归档范围: (一)结论性文件材料,如审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿、审计处理意见等; (二)证明性文件材料,如审计证据、承诺书、审计工作底稿等; (三)立项性文件材料,如审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书、审计调查记录等; (四)其他文件材料。 第十二条 审计档案内每组材料之间的排列要求: (一)正件在前,附件在后; (二)定稿在前,修改稿在后; (三)批复在前,请示在后; (四)批示在前,报告在后; (五)重要文件在前,次要文件在后; (六)汇总性文件在前,原始性文件在后。 第十三条 财务类审计、经济责任审计项目、专项审计应归档的文件材料主要是: (一)领导对审计事项的批示; (二)审计委托书; (三)项目审计方案; (四)被审计单位或人员承诺书; (五)审计通知书; (六)审计工作底稿和调查记录; (七)审计报告征求意见稿; (八)被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见; (九)审计报告正稿; (十)审计意见书; (十一)审计建议书; (十二)审计整改报告; (十三)其他有关材料。 第十四条 工程类审计项目应归档的文件材料主要是: (一)送审委托书及承诺书; (二)中标通知书、中标概算; (三)施工合同及补充协议; (四)工程结算书; (五)竣工验收报告; (六)审计意见书; (七)审计报告正稿; (八)会议纪要; (九)全过程跟踪审计相关资料; (十)建设工程造价咨询合同; (十一)其他相关资料。 第四章 管理档案 第十五条 本办法所称管理档案,按照文件或事项归类,主要由规章制度、审计工作计划、总结、重要会议记录、请示及批复等组成。 第十六条 审计管理档案应归档的文件材料主要是: (一)上级有关审计工作的文件; (二)本校审计工作的规章制度; (三)审计工作计划、总结、重要会议记录; (四)向上级请示及批复; (五)参加上级审计工作会议带回的文件材料; (六)审计工作统计报表; (七)审计年鉴及大事记; (八)其它资料。 第五章保管与使用 第十七条 审计项目主审人应当根据归档的范围,在审计项目结束后对审计项目形成的应归档文件材料按《北京语言大学审计档案管理办法》进行归类整理。所有须归档的审计文件材料(包括相应电子版本)交兼职档案管理员,由档案管理员依照校档案馆有关规定进行集中编目并移交。 第十八条 审计档案保管期限按国家、学校的有关规定执行。借阅审计档案,仅限定在审计部门内部人员,审计部门以外的单位不得查阅。如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的,须经审计处领导批准。 第十九条违反档案管理规定的行为按照有关规定处罚。 第六章附则 第二十条 本办法由审计处负责解释。 第二十一条 本办法自发布之日起施行,原《北京语言文化大学审计处审计项目档案管理规定》同时废止。 |